PERANCANGAN SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENT DIVISI HR CASE STUDY INTERNATIONAL OIL COMPANY
Hasil penelitian menggunakan metode deskriptif analitik dengan data kualitatif (non metric) dan jenis desain pengukuran menggunakan skala Guttman serta skala ordinal. Dalam menentukan data yang dibutuhkan pada analisis ini, digunakan teknik pengumpulan data simple random sampling kepada para pekerja yang ada di dalam divisi HR & Services, mulai dari tingkat staf sampai pimpinan.
Survei terhadap responden dilakukan secara dua tahap. Survei tahap pertama bertujuan untuk mengetahui minat, perilaku, dan kondisi para pekerja saat ini dalam usaha meningkatkan pengetahuan dan prestasi kerja. Survei tahap kedua bertujuan untuk mengetahui pilihan, pendapat, dan ide dari level manajemen divisi HR & Services mengenai konsep desain dan strategi untuk implementasi sistem knowledge management dalam perusahaan.
Kuesioner tahap I dibagikan kepada 30 responden di divisi HR & Services, terdiri dari 6 buah pertanyaan dengan 2 pilihan jawaban “YA” dan “TIDAK” untuk setiap jawaban pertanyaan. Setiap jawaban dari keenam pertanyaan tersebut memiliki bobot nilai tersendiri. Dari bobot nilai tersebut dihasilkan range skor dari total 30 respondenyang menjawab 6 pertanyaan pada kuesioner
Dari range skor tersebut dapat dihasilkan sikap dari para responden, yaitu “sangat berminat”, “berminat”, “ragu – ragu”, dan “tidak berminat”. Dari data tersebut dapat ditentukan jumlah persentasi minat para responden dalam mengelola pengetahuan dalam perusahaan, bahwa mayoritas responden yang sangat berminat untuk mengelola
pengetahuan dalam organisasi sebesar 36,66%, yang berminat sebesar 43,30%, dan yang masih ragu–ragu sebesar 20% sehingga total responden yang berperilaku positif terhadap knowledge management dalam organisasi adalah sebesar 80% sedangkan mayoritas usia responden adalah 46 sampai dengan 50 tahun.
Pada dasarnya, para responden memiliki sikap proaktif dalam mengelola pengetahuan walaupun sebagian besar responden tidak mengalami kesulitan dalam mengerjakan tugas atau tanggung jawab baru dan tidak bergantung pada orang lain dalam menyelesaikan masalah. Sebagian besar responden juga berpendapat masih memiliki waktu cukup untuk belajar pengetahuan baru dan terdorong untuk meningkatkan pengetahuan serta keahlian karena menurut mereka tingkat pengetahuan dan keahlian yang mereka miliki saat ini belum mencukupi untuk menunjang pekerjaan dan karir di masa depan.
Survei tahap kedua dilakukan untuk mengetahui informasi dari responden mengenai cara implementasi dan hasil yang diharapkan dari penerapan sistem knowledgemanagement. Terdiri dari enam buah pertanyaan dengan pilihan jawaban untuk 5 pertanyaan pertama. Dari jawaban responden dapat disimpulkan bahwa: Strategi kodifikasi melalui sistem informasi database elektronik terpadu (web based/intranet) dipilih sebagian besar responden untuk meningkatkan performa pekerja dan mengelola pengatahuan di dalam perusahaan; Program reward (penghargaan) bagi yang aktif
memberikan kontribusi terhadap proses penyebaran pengetahuan dalam organisasi adalah cara yang paling efektif untuk mendorong pekerja agar memiliki karakter knowledge oriented; Sebagai cara untuk memelihara budaya belajar dan membangun SDM yang berkualitas adalah yang diharapkan para responden dari penerapan sistem knowledge management; Information Center adalah bagian dari IOC web yang paling mendekati konsep dari knowledge management.
Satu pertanyaan lagi bertujuan untuk mengetahui peringkat aspek paling penting yang diharapkan diterapkan pada sistem knowledge management. Urutan peringkat untuk aspek penting dari desain sistem knowledge management yang diharapkan para responden adalah sebagai berikut
Analisis infrastruktur sistem informasi merupakan tahap analisis kondisi perusahaan selanjutnya. IOC telah membangun infrastruktur sistem informasi dengan Teknologi Informasi (TI) yang dapat berkolaborasi dan terintegrasi keseluruh bagian perusahaan, dari head office di Jakarta sampai operational field di daerah Kalimantan Timur.
Kegiatan operasional sistem dan pemeliharaan infrastruktur IT perusahaan dilaksanakan oleh departemen Information and Communication Technology (ICT). ICT berperan penting dalam operasional perusahaan, khususnya dalam mengintegrasikan, mengubah, dan mengolah data menjadi informasi yang kemudian dapat memberikan masukan dalam pengambilan keputusan yang tepat waktu dan tepat guna.
Sistem informasi perusahaan terdiri dari modul dan aplikasi yang berhubungan dengan pekerjaan dan terintegrasi dengan seluruh divisi. Semua sistem aplikasi tersebut dirangkum dalam satu corporate portal sehingga memudahkan dan mempercepat proses distribusi informasi ke seluruh bagian dalam perusahaan serta mengurangi space memory untuk keperluan install aplikasi. Aliran informasi dalam organisasi terjadi antardivisi melalui suatu proses Health, Safety, and Environment (HSE) terpadu yang dilakukan oleh tiga divisi utama perusahaan, yaitu resource management, technical support, dan field operations serta didukung oleh empat divisi lain.
Pada tahun 2003, IOC mulai mengembangkan aplikasi portal berbasis web yang terintegrasi antar bagian dalam perusahaan. Latar belakang pengembangan aplikasi portal IOC web tersebut lebih kepada kebutuhan adanya sistem yang dapat membantu mempercepat proses pekerjaan dan memudahkan memonitor setiap alur kerja yang terjadi. Portal IOC web merupakan aplikasi intranet yang digunakan seluruh pekerja IOC, baik di kantor pusat maupun di lapangan (field). Berbasis Windows, dengan aplikasi Sharepoint Services 2007 dan hardware server HP DL 380 di atas jaringan Cisco. Sistem didesain dengan titik berat pada sistem keamanan dan user friendly. Di samping itu, memudahkan perusahaan melakukan tracking terhadap kinerjanya.
Portal ini berisikan berbagai informasi yang dibutuhkan karyawan, seperti tingkat produksi, health & safety environment, serta pengumuman yang perlu diketahui seluruh pekerja. Melalui portal ini, pekerja IOC mudah mengakses aplikasi yang dibutuhkan, tanpa harus memasukkan user id dan password karena sudah terverifikasi secara otomatis dengan teknologi single sign – on
Selain aplikasi yang berhubungan dengan pekerjaan, portal IOC web juga mencakup seluruh aplikasi yang berhubungan dengan proses bisnis di setiap divisi, seperti e-leave, e-travel, individual performance objective, Maximo untuk pengadaan akuisisi dan maintenance planning, Oracle finance, Remedy, serta performance dashboard.
IOC telah memiliki infrastruktur teknologi informasi yang terdiri dari sistem aplikasi yang terintegrasi ke seluruh proses bisnis di semua divisi dan dirangkum dalam satu corporate portal. Dengan demikian, IOC sudah memenuhi persyaratan teknis utama untuk penerapan sistem knoweledge management yang berbasis web.
Selanjutnya, dilakukan analisis keselarasan strategi perusahaan dengan knowledge management. Langkah tersebut berguna untuk menentukan posisi strategis terhadap sistem manajemen pengetahuan yang selaras dengan strategi perusahaan. Strategi perusahaan dalam mendukung pencapaian target jangka panjang diantaranya dengan melaksanakan pelatihan dan pengembangan kompetensi pekerja yang merupakan pelatihan kompetensi berdasarkan kesenjangan antara kompetensi pekerja yang dimiliki dengan kompetensi pekerjaan yang dibutuhkan untuk saat ini dan masa mendatang.
Knowledge management diimplementasikan untuk mendukung keberhasilan strategi perusahaan sehingga sukses implementasi knowledge management dapat dilihat dari sejauh mana kontribusinya dalam mendukung pencapaian target perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Hal yang perlu dilakukan agar terjadi keselarasan
antara keduanya adalah dengan cara berikut. Pertama, melakukan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) dan melakukan pemetaan pengetahuan yang dimiliki perusahaan, kompetitor, dan industri secara keseluruhan. Kedua, analisis kesenjangan pengetahuan dan identifikasi bagaimana knowledge management dapat
mengisi kesenjangan tersebut.
Hasil pemetaan pengetahuan berdasarkan analisis SWOT menghasilkan empat tipe strategi yang membantu dalam perencanaan bisnis dan pengambilan keputusan.Pertama, Strategi SO (Strengths – Opportunities): Meningkatkan kesejahteraan pekerja dan mengoptimalkan human capital melalui pelatihan, seminar, workshop, dan penerapan sistem knowledge management; Up to date dalam hal penguasaan teknologi untuk terus mengembangkan bisnisnya ke arah global; Merekrut calon pekerja berkualitas yang berpotensi untuk menciptakan values untuk membawa perusahaan ke tingkat persaingan tertinggi; Mengembangkan human capital yang menunjang strategi perusahaan baik
jangka pendek maupun jangka panjang.
Kedua, Strategi WO (Weaknesses – Opportunities): Implementasi sistem KM yang berorientasi pada teknologi IT (web based) untuk meningkatkan kapabilitas SDM dan perusahaan; Merancang sistem KM yang mendukung aplikasi untuk membuat, menyimpan, dan menyebarkan informasi SOP ke seluruh bagian dalam perusahaan; Meningkatkan kebiasaan sharing knowledge dan budaya belajar diantara para pekerja.
Ketiga, Strategi ST (Strengths – Threats): Melakukan research & development untuk melakukan inovasi dan pengembangan produksi; Menjaga dan meningkatkan kualitas SDM sebagai aset intelektual perusahaan yang dapat memberikan manfaat bagi pertumbuhan perusahaan; Meningkatkan kerja sama yang saling menguntungkan dengan
perusahaan joint operator maupun perusahaan PSC (Production Sharing Contract) lain; Menjalin hubungan timbal balik yang baik dengan para stakeholders.
Keempat, Strategi WT (Weaknesses – Threats): Menguatkan positioning perusahaan dengan tetap fokus pada visi, misi, dan strategi bisnis perusahaan; Perbaikan terus menerus terhadap struktur organisasi seiring dengan strategi efisiensi biaya dan efektivitas kerja; Melakukan inisiatif benchmarking terhadap proses bisnis dengan perusahaan PSC (Production Sharing Contract) lain yang memiliki core competency yang sama.
Langkah berikutnya adalah analisis kesenjangan pengetahuan (knowledge gap) yang berguna untuk mengetahui knowledge apa yang sudah dimiliki dan belum dimiliki perusahaan serta strategi apa yang harus dilakukan untuk mengatasi kesenjangan tersebut. Knowledge gap utama yang terjadi di dalam perusahaan adalah terdapat kesenjangan
terhadap kompetensi individu pekerja dengan kompetensi posisi yang harus dipenuhi untuk menduduki jabatan tertentu. Selain itu, pendokumentasian proses kerja antar bagian (section) belum terdistribusi dengan baik antardepartemen sehingga dapat mengganggu kelancaran proses bisnis dan rotasi pekerja di kemudian hari.
Berikut adalah analisis alternatif strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi knowledge gap yang terjadi. Pertama, akuisisi pengetahuan: benchmarking, pelatihan, mengirimkan pekerja magang ke perusahaan lain yang memiliki kompetensi yang dibutuhkan. Kedua, penyimpanan dan pemeliharaan pengetahuan: menyediakan media belajar online yang bersifat edukatif dan fleksibel, menyediakan tools untuk menampilkan dan menyelaraskan cara membuat dan/atau memodifikasi prosedur operasional baku, membentuk kelompok berdasarkan bidang kompetensi.
Ketiga, Distribusi pengetahuan: kodifikasi melalui web based, personalisasi dengan membangun trust dan relation antara knowledge user dengan expertise melalui forum atau grup diskusi. Keempat, utilisasi pengetahuan: integrasikan pengetahuan dengan inisiatif strategis perusahaan.
Tahap terakhir, yaitu tahap pengembangan sistem KM yang menggunakan model KM Roadmap (Tiwana, 2000) yang terdiri dari empat fase, yaitu fase evaluasi infrastruktur pengetahuan, fase analisis, desain, dan pengembangan sistem KM, fase penerapan sistem KM, dan fase evaluasi sistem KM. Pembahasan penelitian hanya dibatasi sampai fase kedua, yaitu analisis, desain, dan pengembangan sistem KM karena lingkup permasalahan yang dibahas hanya untuk perancangan sistem knowledge management yang dapat memenuhi kebutuhan divisi HR & Services.
Fase pertama untuk evaluasi infrastruktur pengetahuan telah dibahas sebelumnya sehingga dilanjutkan ke fase kedua, yaitu tahap perancangan dan desain infrastruktur sistem KM yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berdasarkan hasil jawaban responden dari survei yang telah disebar sebelumnya maka kodifikasi merupakan strategi
yang diutamakan dan diinginkan mayoritas responden dibandingkan strategi personalisasi. Hasil analisis alternatif strategi yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengatasi kesenjangan pengetahuan di dalam perusahaan, mengutamakan inisiatif dalam menyediakan tools untuk menampilkan, dan menyelaraskan cara membuat dan/atau
memodifikasi prosedur operasional baku (SOP), serta mendistribusikan dokumen SOP keseluruh bagian perusahaan melalui corporate portal.
Manusia memiliki peranan yang paling penting dalam kesuksesan dan keberlangsungan penerapan sistem knowledge management di suatu organisasi karena peranan dalam berbagi dan mengelola pengetahuan tergantung pada inisiatif dan perilaku manusia sebagai individu yang juga bagian dari sistem. Oleh karena itu, pengoperasian sistem knowledge management yang efektif harus dilakukan dengan dua cara, yaitu pengoperasian secara web based (virtual) dan pengoperasian secara tatap muka (face to face), hanya saja porsi untuk pengoperasian secara virtual lebih besar dari pada secara tatap muka.
Pengoperasian virtual dilakukan melalui Knowledge Management Tool (KM Tool) berbasis web yang dirancang untuk mengakselerasi proses knowledge management, yaitu collect dan connect. KM Tool memfasilitasi proses collect dengan menyediakan media dan fungsi penyimpanan knowledge dan menstrukturkannya berdasarkan taksonomi yang memudahkan pengguna untuk menemukan dan mengaksesnya. Untuk proses connect, KM Tool dapat mempublikasikan knowledge yang tersimpan dalam repository KM Tool dan knowledge source (expertise) yang tersimpan dalam expert locator secara luas atau secara terbatas. Contoh aplikasi dari KM Tool yang berbasis web
adalah IOC Online SOP (IOS), Digital Library, Knowledge Map, e- Groups, dan Inspirasi sedangkan contoh untuk pengoperasian secara tatap muka adalah Knowledge Meeting, Senior for Junior Club, dan Project Sharing.
Sistem knowledge management yang dapat mengelola penulisan dan distribusi SOP secara online, yaitu IOC Online SOP (IOS) menjadi fokus perancangan sistem yang akan diterapkan. Proses kerja pada IOS dilakukan berdasarkan langkah yang terdiri dari beberapa stage. Production Stage, yaitu langkah pertama, untuk proses penulisan atau update SOP. Dilakukan oleh seluruh staf di bawah level Supervisor, dinamakan sebagai Authors. Review StageI, yaitu langkah kedua, untuk proses revisi draft SOP yang telah dibuat oleh pihak Authors. Otoritas pada proses ini diberikan kepada level Supervisor atau level yang lebih tinggi, dinamakan sebagai Reviewer. Approval Stage, yaitu langkah
ketiga, untuk proses persetujuan draft SOP yang telah direvisi oleh pihak Reviewers. Otoritas pada proses ini diberikan kepada level Manajer atau level yang lebih tinggi, dinamakan sebagai Approver.
Setelah stage terakhir dilaksanakan, proses dilanjutkan dengan mendokumentasikan SOP yang telah disetujui ke dalam sistem database untuk kemudian didistribusikan ke yang telah ditentukan oleh Approver melalui corporate portal. Gambar 1 menjelaskan proses yang terjadi pada masing–masing stage. Gambar 1
Proses penulisan draft SOP mengikuti pedoman penulisan SOP yang juga didokumentasikan di dalam database sehingga terdapat keseragaman tata cara penulisan SOP dan memudahkan user untuk memanfaatkan fasilitas IOS tersebut. Gambar 2 menjelaskan proses work flow pada IOS, mulai dari proses produksi sampai distribusi
(dissemination).
Aplikasi IOS terdiri dari beberapa bagian yang memiliki banyak web page sesuai dengan fungsinya masing–masing. Sebelum user dapat browsing dan menggunakan tiap fasilitas di dalam aplikasi IOS, harus melakukan login terlebih dahulu dengan memasukkan nomor ID dan password masing–masing. Halaman muka menampilkan greeting untuk user, definisi dari IOS, tombol Log Out, serta tiga bagian utama dari aplikasi IOS, yaitu Tools, SOP Collaboration, dan SOP Development.
Bagian Tools terdiri dari Frequently Ask Question (FAQ) dan Help Desk untuk memfasilitasi user mencari informasi dan bantuan yang dibutuhkan mengenai aplikasi IOS. Bagian SOP Collaboration terdiri dari empat bagian. Pertama, Approved SOP: kumpulan dari kebijakan dan prosedur operasional standar (SOP) yang telah disetujui dan terdaftar dalam sistem database. Informasi yang terdapat pada halaman awal bagian ini adalah judul dan nomor SOP, tanggal pengesahan, applicable documents, serta detail dari isi SOP tersebut. Kedua, In Process SOP: kumpulan dari kebijakan dan prosedur operasional kerja (SOP) yang statusnya belum disetujui tetapi terdaftar dalam sistem database sebagai draft SOP yang masih dalam tahap proses pembuatan atau menunggu persetujuan dari pihak Approver. Informasi yang terdapat pada halaman awal bagian ini adalah judul dan nomor SOP, tanggal pengajuan, applicable documents (file attachment) serta detil dari draft SOP tersebut.
Ketiga, Department: untuk melihat data SOP yang ada di tiap departemen di perusahaan. Informasi yang terdapat pada halaman bagian ini adalah nama departemen yang sudah mendaftarkan dokumen SOP – nya secara online. Keempat, Search
merupakan cara untuk mencari informasi mengenai SOP yang ada di database dengan menuliskan kata kunci dari informasi yang ingin dicari. Bagian SOP Development menampilkan dan memfasilitasi proses Production, Review, Approval, dan Dissemination.
Pasca implementasi sistem knowledge management tidak serta merta bahwa KM Tools akan langsung dioptimalkan oleh para user. Perlu dilakukan sosialisasi penggunaan KM Tools dan mobilisasi pekerja untuk memanfaatkan KM Tools tersebut. Selain sosialisasi penggunaan, para pemimpin perusahaan juga perlu memberi contoh dan teladan dalam pemanfaatan KM Tools. Langkah yang perlu dilakukan untuk pengembangan sistem knowledge management adalah melakukan sosialisasi mengenai KM Tools ke seluruh perusahaan; Penunjukkan personil yang bertanggung jawab dalam pengoperasian KM Tools yang terdiri dari personil teknis yang ditugaskan untuk mengelola sistem dan juga personil yang ditugaskan untuk mengelola konten yang dikandung sistem; Membangun sistem performansi dan evaluasi terhadap KM Tools dan forum tatap muka secara menyeluruh, baik itu menyangkut manusia, konten pengetahuan dan teknologi; Memberlakukan sistem reward berdasarkan aktifitas pekerja dalam penggunaan KM Tools; Memberikan feedback terhadap pengelola operasi sistem knowledge management pasca UAT (User Acceptance Test); Mendefinisikan dan merencanakan kebutuhan pengetahuan (knowledge needs) dan expert untuk jangka pendek (1 tahun) dan menengah (2-3 tahun).
Pada masa awal KM Tools beroperasi, biasanya tidak langsung berjalan mulus. Untuk itu, perlu segera menyusun manual, membentuk Help Desk, dan menyusun FAQ (Frequent Ask Question), agar pengelola KM Tools dapat lebih efektif dalam menuntun dan menjelaskan cara penggunaan KM Tools.
Sumber :
Anonymous. Mei 2007. “Sajian Utama: Top 25 Best IT System 2007,” Hal. 34a – 34h & Hal. 40 – 43, Majalah SWA No.10/XXIII/10-23 Mei 2007, Jakarta.
Krogh, Georg V., Ichijo K., and Nonaka I. 2000. Enabling Knowledge Creation. New York: Oxford University Press, Inc.
Liebowitz, J. 1999. Knowledge Management Handbook. LLC, Florida: CRC Press.
Pfeffer, J., Sutton and Robert I. 2000. The Knowing – Doing Gap. Massachusetts: Harvard Business School Press.
Schwalbe, K. 2006. Information Technology Project Management. Fourth Edition. Canada: Thomson Course Technology.