Proses Penciptaan Knowledge management pada organisasi
Professor Nonaka menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge organisasi terjadi karena adanya interaksi (konversi) antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi , eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi
Saat ini, organisasi biasanya biasanya menggunakan media-media berikut ini sebagai sarana komunikasi antara-sumber daya manusia yang ada diorganisasi dan pihak-pihak yang berkepentingan, yaitu :
- Rapat secara berkala,
- Diskusi secara berkala
- Pertemuan Bulanan,
- Intranet
- Surat Edaran/ surat keputusan
- Papan pengumuman
- Internet/ media massa
Untuk mendukung proses aktivitas dan pengembangan sumber daya disuatu organisasi yang merupakan perwujudan dari model SECI (socialization, externalization, combinasion, internalization) Nonaka, digunakan perangkat teknologi informasi yang ada di organisasi.
- Sosialisasi
Proses sosialisasi antara SDM di organisasi salah satunya dilakukan melalui pertemuan tatap muka (rapat,diskusi, dan pertemuan bulanan). Melalui tatap muka ini, SDM dapat saling berbagi knowledge dan pengalaman yang dimiliki sehingga tercipta knowledge baru bagi mereka. Rapat dan diskusi yang dilakukan secara berkala harus memiliki notulen rapat. Notulen rapat kemudian bentuk eksplisit (dokumentasi) dari knowledge
Didalam system knowledge management yang akan dikembangkan, fitur-fitur collaboration, seperti email, diskusi elektronik, komunikasi praktis (communities of practice) memungkinkan pertukaran tacit knowledge ( informasi, pengalaman, dan keahlian) yang dimiliki seorang sehingga organisasi semakin mampu belajar serta melahirkan ide-ide mendorong penggunaan intranet dan e-mail kepada seluruh karyawannya. Hal baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk meningkatkan koordinasi, mempercepat proses aktivitas dan menumbuhkan budaya belajar.
- Eksternalisasi
System knowledge management akan sengat membantu proses eksternalisasi ini yaitu proses untuk mengartikulasi tacit knowledge menjadi suatu konsep yang jelas. Dukungan terhadap proses eksternalisasi ini, dapat diberikan dengan mendokumentasi notulen (rapat bentuk eksplisit dari knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan) didalam bentuk elektronik untuk kemudian dapat dipublikasikan kepada mereka yang berkepentingan.
Organisasi telah mendatangkan beberapa expert untuk melakukan serangkaian kegiatan sesuai dengan bidang keahlian yang tidak dimiliki oleh organisasi. Dengan mendatangkan expert, akan terdapat knowledge baru dalam organisasi yang dapat dipelajari, dikembangkan dan dimanfaatkan untuk meningkatkan knowledge/ kopetensi sumber daya manusia. Untuk itu, semua tacit knowledge yang diperoleh dari expert dan hasil pekerjaan expert yang antara lain berwujud konsep-konsep, system serta prosedur, manual, laporan pelaksanaan uraian pekerjaan, dan sebagainya harus didokumentasikan untuk kemudian dimanfaatkan oleh organisasi dalam menjalankan tigas pokok dan fungsinya.
Diskusi yang dilakukan secara elektonik juga dapat mendukung proses ini. Hasil dari diskusi tersebut didokumentasikan dan disimpan dalam suatu repository serta dapat dipublikasikan melalui system informasi yang ada di organisasi.
- Kombinasi
Proses kombinasi knowledge melalui kombinasi adalah mengombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun kedalam system knowledge management. Media untuk proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi),database organisasi dan internet untuk memperoleh sumber eksternal. Fitur-fitur enterprice portal seperti knowledge organisasi system yang memiliki fungsi untuk mengategorikan informasi (taksonomi) pencarian dan sebagainya sangat membantu daalam proses ini. Business Intelligence sebagai fungsi penganalisis data secara matematis dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data yang tersimpan dalam system(data warehouse) dianalisis terutama untuk analisis data kondisi daerah, keuangan, operational, serta yang bersifata strategis, seperti pembuatan indicator-indikator kinerja. Demikian pula content management yang memiliki fungsi untuk mengelola informasi organisasi baik yang terstruktur (database) maupun yang tidak terstruktur (dokumen, laporan, notulen) dapat mendukung proses kombinasi ini.
- Internalisasi
Semua dokumen data, informasi dan knowledge yag sudah didokumtasikan dapat dibaca oleh orang lain. Pada proses inilah terjadi peningkatan knowledge sumber daya manusia. Sumber-sumber explicit knowledge dapat diperoleh melalui media internet(database organisasi), surat edaran/surat keputusan, papan pengumuman dan internet serta media massa sebagai sumber eksternal. Untuk dapat mendukung proses ini, system perlu memiliki alat bantu pencarian dan pengambilan keputusan. Content management, selain mendukung proses kombinasi, juga dapat memfasilitasi proses internalisasi. Pemicu untuk proses ini adalah penerapan “learning by doing” fitur-fitur yang terdapat pada fungsi learning akan sangat membantu terlaksananya proses ini.selain itu, pendidikan dan pelatihan (training)dapat mengubah berbagai pelajaran tertulis(eksplisit knowledge) menjadi tacit knowledge para karyawan.
Penerapan knowledge management ini, tidak hanya didukung oleh SDM yang berkualitas (memiliki informasi, pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan)dan teknologi informasi yang tepat guna, tetapi juga budaya berbagai knowledge.
sumber : Bambang setiarso, Nazir Harjanto, Triyono, Hendro Subagyo “penerapan Knowledge Management Pada Organisasi”, 2009